Einführung der E-Akte im Bürgerbüro

Einen weiteren großen Schritt in Richtung „papierloser Verwaltung“ hat das Bürgerbüro der Gemeinde Hainburg gemacht. Mit der Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) im Pass- und Meldewesen kommen seit dem 1. Dezember 2017 kombinierte Tablets zum Einsatz, die neben Signaturpads gleichzeitig die Funktion von Bürgermonitoren übernehmen.

Mit den neuen Bürgermonitoren entfallen nun einige Arbeitsschritte. Zukünftig müssen bei einer Passbeantragung bzw. An-/ Ummeldung nicht erst die erforderlichen Anträge und Erklärungen ausgedruckt, unterschrieben und eingescannt werden. Ab sofort werden alle Anträge und Erklärungen direkt elektronisch auf einem Tablet angezeigt und vom Kunden unterschrieben. Danach werden die Dokumente automatisch in der E-Akte des Kunden abgespeichert.

Ein weiterer Vorteil der E-Akte ist, dass verteilt vorliegende Informationen wie E-Mails, Dokumente sowie der gesamte Schriftverkehr digital erfasst, zusammengeführt und schnell gefunden werden können. In der neuen E-Akte sind nun sämtliche Dokumente im Melde- sowie Passwesen zu einer Person gebündelt gespeichert. Die Sicherheit der Daten ist dabei unter Berücksichtigung der aktuell geltenden Datenschutzbestimmungen gewährleistet.

„Diese papierlose Arbeitsweise beschleunigt die Arbeitsprozesse in unserem Bürgerbüro, da zukünftig keine Nacharbeiten mehr anfallen und das relativ zeitaufwendige Einscannen der zuvor unterschriebenen Dokumente entfällt. Auch der Gedanke des Umweltschutzes hat eine tragende Rolle bei der Umstellung auf diese neue innovative Technik eingenommen, wodurch erhebliche Einsparungen von Papier und Archivflächen entstehen“, so Bürgermeister Alexander Böhn.

Öffnungszeiten Rathaus Hainstadt

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Donnerstag, Nachmittagssprechstd. von 14:00 - 16:00 Uhr
sowie nach Vereinbarung

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Kontakt

Zentrale (06182) 7809 - 0
E-Mail gemeinde@hainburg.de

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